O prazo conta do último registro — não da primeira consulta. O que a Lei 13.787/2018 realmente exige, quando o papel pode (e quando não pode) ser eliminado, e por que o prontuário que nasce digital vive outra regra.
O prontuário do paciente deve ser guardado por no mínimo 20 anos, contados do último registro (Lei nº 13.787/2018) — e esse detalhe muda tudo: um paciente acompanhado por 15 anos gera um prontuário que precisa viver 20 anos depois da última evolução, não da primeira. Eliminar o original em papel antes disso só é permitido se a digitalização seguir os requisitos da lei — sistema com certificação de nível NGS2 (Resolução CFM 1.821/2007) e análise da comissão de revisão de prontuários. Já o registro que nasce digital não depende de nada disso: é válido por si, e a obrigação se resume a mantê-lo íntegro, seguro e recuperável pelos mesmos 20 anos.
| Situação | Regra | Base |
|---|---|---|
| Prontuário em papel | Guardar o original por, no mínimo, 20 anos do último registro | Lei 13.787/2018 |
| Papel digitalizado (quer descartar o original) | Só após digitalização em sistema certificado NGS2 + análise da comissão de revisão de prontuários | Lei 13.787/2018 + CFM 1.821/2007 |
| Prontuário que nasce digital | Válido por si; dever de integridade, segurança e disponibilidade pelos mesmos 20 anos | Lei 13.787/2018 |
"Vinte anos da primeira consulta" é a versão que circula — e está errada. O marco é o último registro: cada nova evolução, documento ou anotação reinicia a contagem do conjunto. Na prática, para o paciente em acompanhamento ativo, o prazo nunca começa a correr; ele só passa a contar quando o vínculo termina. Para consultórios de psiquiatria, em que acompanhamentos de décadas são comuns, isso significa planejar a guarda em horizonte de 30, 40 anos.
A Lei 13.787/2018 permite destruir o original em papel depois da digitalização — mas não de qualquer digitalização. O processo precisa assegurar integridade, autenticidade e confidencialidade do documento digital, e a Resolução CFM 1.821/2007 é explícita: a autorização para eliminar o papel pressupõe sistema com certificação no Nível de Garantia de Segurança 2 (NGS2) — com NGS1, ela expressamente não autoriza — além da análise da comissão permanente de revisão de prontuários. Escanear o arquivo morto no multifuncional do consultório e jogar as pastas fora não cumpre a regra: nesse cenário, o PDF vira cópia de apoio e o papel continua sendo o documento que a lei manda guardar.
A regra prática honesta: papel antigo, na dúvida, se guarda. O caminho sem pegadinha é o do registro que já nasce digital — para ele, a exigência é "só" integridade e disponibilidade por 20 anos.
O prontuário psiquiátrico concentra dados sensíveis (LGPD, Art. 5º, II) e registros com relevância médico-legal duradoura — avaliações de risco, internações, capacidade decisória. É o tipo de documento que reaparece décadas depois em perícias, inventários e processos. O que deve constar nele — e como estruturar HMA, exame do estado mental e consentimentos — está no nosso guia do prontuário psiquiátrico.
Uma nota de fronteira profissional: o prazo de 20 anos é a regra do prontuário médico. Para os registros do psicólogo, as normas do Conselho Federal de Psicologia estabelecem prazo mínimo próprio (5 anos) — em clínicas multiprofissionais, cada acervo segue a norma do seu conselho, e vale adotar o prazo mais longo quando os registros se entrelaçam.
A Lei 13.787/2018 autoriza a eliminação após o prazo mínimo, observadas as normas aplicáveis — é faculdade, não obrigação. Antes de eliminar qualquer conjunto, vale conferir se não há dever específico de guarda mais longo no caso concreto (demanda judicial em curso, por exemplo) e registrar o descarte de forma documentada.
Não — as cópias digitais continuam úteis para consulta e backup. O que elas não fazem é autorizar o descarte do papel: o original permanece sendo o documento de guarda obrigatória até que o processo atenda aos requisitos da lei.
O registro que nasce digital é válido independentemente de certificação — a certificação (SBIS/CFM) é voluntária e o NGS2 só se torna requisito quando o objetivo é eliminar papel digitalizado. O que nenhum sistema dispensa é o dever de manter o registro íntegro, seguro e disponível pelo prazo legal.
Sim — o acesso ao próprio prontuário é direito do paciente (Código de Ética Médica, Art. 88), e a LGPD reforça o direito de acesso aos dados. É mais um motivo para a guarda ser organizada e recuperável, não uma caixa lacrada.
Conteúdo revisado em 23 de agosto de 2026 pelo responsável técnico (psiquiatra, CRM-MG 58241 · RQE 37921). Situações concretas de descarte e transferência de acervo merecem confirmação com o CRM da sua jurisdição — este texto não substitui assessoria jurídica.
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