E se a empresa do prontuário eletrônico fechar? (e se a internet cair?)

A obrigação de guardar o prontuário por 20 anos é sua, não do fornecedor. Por isso a pergunta certa não é "e se fechar" — é "como eu saio daqui com tudo". O que exigir em contrato e a rotina que protege você.

Resposta direta

Comece pelo fato que reorganiza a pergunta: a obrigação de guardar o prontuário é sua. A Lei nº 13.787/2018 fixa o prazo mínimo de 20 anos a contar do último registro, e esse dever recai sobre o profissional e a instituição que prestaram a assistência — não sobre o fornecedor de software. Então a pergunta útil não é "e se a empresa fechar?", e sim "eu consigo sair daqui, hoje, com tudo em formato legível?". Se a resposta for sim, o risco de encerramento vira transtorno operacional. Se for não, o risco é seu, com qualquer fornecedor.

O que exigir — de qualquer fornecedor, inclusive de nós

1. Exportação completa, por escrito no contrato — não "mediante solicitação e análise", mas um recurso que você aciona sozinho;
2. Formato legível e aberto (CSV, JSON, PDF) — arquivo em formato proprietário que só o próprio sistema abre não é portabilidade;
3. Os documentos assinados, e não só os metadados — receitas, atestados e laudos em PDF, com a assinatura embutida;
4. Prazo definido para entrega dos dados em caso de encerramento de contrato;
5. Sem retenção de dados como alavanca de cobrança. Vale perguntar diretamente: "se eu atrasar uma fatura, perco o acesso à exportação?".

Esse é um teste que separa fornecedores: um bom sistema torna a saída fácil, porque não depende do aprisionamento para manter cliente.

Como isso funciona no CliniqMais (sendo específico)

Nas Configurações existe uma aba de Exportação, disponível em todos os planos — inclusive no gratuito —, que gera:

• Seis arquivos CSV: pacientes, agenda, evoluções/consultas, prescrições, indicadores de saúde e documentos clínicos (com um botão que baixa todos de uma vez);
• Um ZIP com os documentos assinados, os PDFs em si;
• Dossiê completo por paciente, a partir do prontuário individual, reunindo cadastro, consultas, prescrições, documentos, medicações, agendamentos, alergias, indicadores e arquivos.

Um ponto que precisa ficar claro, porque muda o que você deve fazer: essa exportação é sob demanda — quem dispara é você. Não existe backup automático diário enviando os prontuários para o seu computador, aqui nem, até onde sabemos, na maioria dos sistemas do mercado. A ferramenta está pronta; a rotina é sua.

Recomendação prática: coloque um lembrete recorrente — mensal ou trimestral — para rodar a exportação completa e guardar o arquivo em um lugar seguro e sob seu controle. Leva poucos minutos e resolve, de uma vez, o cenário do encerramento, o da disputa contratual e o do simples arrependimento de escolha.

E se a internet cair?

Vale a resposta honesta: o CliniqMais é um sistema em nuvem. O aplicativo é instalável e mantém em cache o código das telas clínicas, mas os dados do prontuário vêm do servidor — sem conexão, você não acessa os registros. Isso vale para praticamente todo prontuário eletrônico em nuvem, e quem promete "funciona 100% offline" costuma estar descrevendo software instalado no computador, que traz outros problemas (backup manual, máquina única, risco de perda física).

O que reduz o impacto na prática:

• Internet de contingência — o 4G do celular como plano B resolve a maior parte dos casos;
• Os documentos assinados são PDFs: uma vez baixados, existem independentemente do sistema;
• A exportação periódica acima: com ela, você tem uma cópia local do essencial;
• Papel para a exceção: registrar à mão numa queda e transcrever depois é aceitável — o que a norma exige é o registro, não o meio.

O cenário do encerramento, passo a passo

Se um fornecedor anuncia o fim das operações, a ordem que protege você:

1. Exporte imediatamente, antes de qualquer negociação — dados primeiro;
2. Baixe os documentos assinados (são eles que têm valor probatório);
3. Confira a completude: número de pacientes, intervalo de datas das evoluções, presença dos anexos;
4. Guarde em dois lugares, um deles fora do computador de trabalho;
5. Só então escolha o próximo sistema e planeje a importação. O checklist completo está em como sair do prontuário atual sem perder dados.

Perguntas frequentes

Se eu exportar tudo, posso cancelar e ficar só com os arquivos?

Do ponto de vista da guarda, o que a lei exige é que o registro permaneça íntegro, legível e recuperável pelo prazo. Arquivos exportados guardados com responsabilidade atendem a isso — mas lembre que você assume a segurança e o sigilo dessa cópia, que contém dado sensível.

A empresa pode apagar meus dados se eu cancelar?

Confira o contrato: deve haver prazo de retenção pós-cancelamento e caminho de exportação. Como controlador dos dados, você também tem os direitos da LGPD — e o dever de guarda continua sendo seu. Tratamos do quadro em guarda de prontuário: 20 anos.

Onde ficam os dados hoje?

A infraestrutura de produção do CliniqMais fica no Brasil (região de São Paulo). Discutimos o que a LGPD exige de fato — e o que é mito — em onde ficam os dados do seu prontuário.

Fontes consultadas

• Lei nº 13.787/2018 — guarda do prontuário por prazo mínimo de 20 anos a contar do último registro.
• Lei nº 13.709/2018 (LGPD) — direitos do titular e deveres do controlador (o médico ou a clínica).
• Resolução CFM nº 1.638/2002 — o prontuário como documento único, de caráter legal e sigiloso.

Conteúdo revisado em 4 de setembro de 2026 pelo responsável técnico (psiquiatra, CRM-MG 58241 · RQE 37921). Esta página é mantida pelo CliniqMais — conflito de interesse declarado. A descrição dos recursos de exportação reflete o que existe no produto na data da revisão, incluindo a limitação de que a exportação é acionada pelo usuário, sem rotina automática.

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