Como organizar prontuários de pacientes: do papel ao digital sem perder a validade
Inventário, prazos de guarda, digitalização com valor legal e descarte seguro: um roteiro em cinco etapas, ancorado na Lei 13.787, na CFM 1.821 e no parecer do CFM de 2026 sobre eliminação.
Resposta direta
Organizar prontuários é responder a três perguntas para cada documento do acervo: onde está, até quando precisa existir e em que suporte vai existir. A regra de fundo é simples: prontuário em papel deve ser preservado por, no mínimo, 20 anos a partir do último registro (Resolução CFM nº 1.821/2007, Art. 8º; Lei nº 13.787/2018, Art. 6º). Ele pode ser digitalizado e o original descartado antes disso, mas só se a digitalização seguir os requisitos da lei — certificado ICP-Brasil, reprodução integral e análise de uma comissão de revisão. E, passados os 20 anos, o descarte é permitido, com termo formal e sigilo. O roteiro abaixo organiza isso em cinco etapas.
Etapa 1 — Inventário do acervo
Antes de digitalizar qualquer coisa, saiba o que existe. No consultório pequeno, isso cabe numa planilha: paciente, número do prontuário, data do primeiro e do último registro, suporte (papel, PDF avulso, sistema), local físico. O campo mais importante é a data do último registro, porque é dele que conta o prazo de guarda.
Vejo consultórios com três acervos convivendo — fichas de papel, PDFs em pastas do computador e um sistema novo — e nenhum índice que diga onde está o quê. O inventário resolve isso antes de qualquer tecnologia. Se você estiver avaliando a troca de sistema, o roteiro de migração de prontuário eletrônico complementa esta etapa.
Etapa 2 — Prazos de guarda por tipo de documento
As normas dão respostas diferentes conforme o suporte, e vale ler as duas fontes juntas: a Resolução CFM nº 1.821/2007 e a Lei nº 13.787/2018, posterior e de hierarquia superior.
Documento
Prazo
Base
Prontuário em papel, não digitalizado
Mínimo de 20 anos a partir do último registro
CFM 1.821/2007, Art. 8º; Lei 13.787/2018, Art. 6º
Prontuário digitalizado conforme a lei
Original pode ser destruído após análise da comissão; o digital pode ser eliminado após 20 anos do último registro
Lei 13.787/2018, Arts. 3º e 6º
Prontuário nascido digital (sistema)
Mesma regra dos 20 anos
Lei 13.787/2018, Art. 6º, §5º
Documento de valor histórico
Preservação conforme legislação arquivística
Lei 13.787/2018, Art. 3º, §2º
Documento psicológico (psicólogos)
Mínimo de 5 anos, ampliável
Resolução CFP nº 06/2019, Art. 15
Um detalhe que gera dúvida: a resolução do CFM fala em "guarda permanente" para o prontuário digitalizado (Art. 7º), enquanto a lei de 2018 permite eliminar também o digitalizado após 20 anos (Art. 6º). O Parecer CFM nº 19/2026 aplica a lei: o descarte após 20 anos é permitido, "inclusive quando não houver prévia digitalização". A lei também permite que regulamento fixe prazos diferenciados (Art. 6º, §1º) — e é aí que mora a pergunta sobre prontuário de menor de idade, para a qual nenhuma dessas normas traz regra própria. Trate como ponto a esclarecer com o seu CRM antes de descartar. O tema é aprofundado em guarda de prontuário: 20 anos, a Lei 13.787 e o digital.
Etapa 3 — Digitalizar com validade
Escanear e jogar fora não é digitalizar com validade. A Lei nº 13.787/2018 exige que o processo assegure integridade, autenticidade e confidencialidade (Art. 2º), reproduza todas as informações do original (§1º) e use certificado digital ICP-Brasil ou outro padrão legalmente aceito (§2º). Só depois disso, e após análise obrigatória de uma comissão permanente de revisão de prontuários e avaliação de documentos, o original pode ser destruído (Art. 3º). O documento digitalizado nessas condições tem o mesmo valor probatório do original (Art. 5º).
A lei remete os requisitos técnicos a regulamento. Na prática, a referência mais usada é o Decreto nº 10.278/2020 — que regulamenta a digitalização de documentos em geral, não o prontuário especificamente — com padrões objetivos: resolução mínima de 300 dpi, formato PDF/A para texto, assinatura digital ICP-Brasil e um conjunto mínimo de metadados (autor, data e local da digitalização, identificador único, responsável, hash do arquivo). Ele não se aplica a documentos nascidos digitais.
A pergunta certa não é "está escaneado?", e sim "quem assinou, com que certificado, e quem atestou que a cópia reproduz o original?".
Na resolução do CFM, o requisito adicional é que o sistema que guarda os arquivos atenda ao Nível de Garantia de Segurança 2 (NGS2) do Manual de Certificação CFM/SBIS — com NGS1, a eliminação do papel não é autorizada (Arts. 3º e 4º). Se o papel ainda faz parte da sua rotina, vale ler prontuário de papel ainda vale em 2026?.
Etapa 4 — Organização mínima do acervo
Identificação única: um número de prontuário por paciente, o mesmo no papel e no digital. Homônimos são a maior fonte de erro de arquivamento;
Índice: a planilha da etapa 1 vira o índice permanente. O Decreto 10.278 pede metadados que permitam localizar e gerenciar o documento (Art. 10) — o índice é a versão de consultório disso;
Controle de acesso: o Código de Ética Médica veda permitir o manuseio do prontuário por pessoas não obrigadas ao sigilo (Art. 85). Em sistema eletrônico, isso se traduz em perfis: quem agenda não precisa ler a evolução. No CliniqMais, por exemplo, o perfil de secretária não tem acesso ao conteúdo clínico;
Cronologia: cada avaliação com data, hora, assinatura e número de registro (CEM, Art. 87, §1º);
LGPD: dado de saúde é dado pessoal sensível (Lei 13.709/2018, Art. 5º, II). Isso vale para a caixa de papel no armário tanto quanto para a nuvem.
Etapa 5 — Descarte seguro
Passados os 20 anos do último registro, o Parecer CFM nº 19/2026 descreve o procedimento: avaliação institucional formal, termo de eliminação com nome do paciente, número do prontuário, data do último registro e forma de destruição — arquivado permanentemente —, método físico que impeça reconstrução (fragmentação, incineração) e supervisão da direção técnica. Não há obrigação de notificar o CRM nem de contatar o paciente, mas o parecer recomenda medidas razoáveis de comunicação. A lei ainda oferece a alternativa de devolver o prontuário ao paciente em vez de eliminá-lo (Art. 6º, §2º).
O termo não deve reproduzir diagnóstico nem conteúdo clínico — apenas os dados de rastreabilidade. Descarte é o último ato de sigilo do prontuário, não o primeiro momento em que ele deixa de importar.
Perguntas frequentes
Posso jogar fora o papel assim que digitalizar?
Só se a digitalização cumpriu a Lei 13.787 (integridade, reprodução integral, certificado ICP-Brasil) e uma comissão de revisão de prontuários analisou e avalizou a eliminação (Art. 3º). Fora disso, o papel fica os 20 anos.
Consultório individual precisa de "comissão"?
A lei fala em comissão "especificamente criada para essa finalidade" e o Parecer CFM 19/2026 recomenda comissão interna "ou instância equivalente". Em consultório individual, formalize por escrito quem avaliou, quando e o quê — e guarde esse registro.
Prontuário nascido no sistema também tem prazo?
Sim. A regra dos 20 anos se aplica "aos constituídos por documentos gerados e mantidos originalmente de forma eletrônica" (Lei 13.787, Art. 6º, §5º).
E se o paciente pedir o prontuário antes do descarte?
Ele tem direito de acesso e cópia (CEM, Art. 88). A lei prevê inclusive a devolução do prontuário ao paciente como alternativa à eliminação.
Resolução CFP nº 06/2019, Art. 15 (guarda de documentos psicológicos).
Conteúdo revisado em 7 de setembro de 2026 pelo responsável técnico (psiquiatra, CRM-MG 58241 · RQE 37921). Esta página é mantida pelo CliniqMais — conflito de interesse declarado. As normas e evidências citadas podem ser atualizadas — consulte sempre as fontes oficiais. Este texto não substitui avaliação clínica individualizada nem assessoria jurídica.