Médico sai da clínica: o que acontece com os prontuários dos pacientes?
Os dados são do paciente, a guarda é de quem mantém o arquivo — e quem sai não leva os prontuários debaixo do braço. O que dizem o CFM, o Código de Ética e a LGPD, e o que combinar em contrato.
Resposta direta
Quando um médico deixa uma clínica, os prontuários ficam onde estão. As informações pertencem ao paciente; a guarda física do arquivo é da instituição que o assistiu — ou do médico, quando o atendimento aconteceu em consultório próprio. Não existe direito de "levar a pasta" ao sair.
O que o paciente pode fazer é decidir. Ele tem direito de pedir cópia do seu prontuário e entregá-la a quem quiser, inclusive ao médico que mudou de endereço. É esse o caminho legítimo para a continuidade do cuidado — e ele depende do paciente, não do contrato entre médico e clínica.
A regra base: propriedade, guarda e conteúdo
A Resolução CFM nº 1.821/2007 separa três coisas que costumam ser confundidas. Ela afirma que "o prontuário do paciente, em qualquer meio de armazenamento, é propriedade física da instituição onde o mesmo é assistido − independente de ser unidade de saúde ou consultório −, a quem cabe o dever da guarda do documento", e que "os dados ali contidos pertencem ao paciente e só podem ser divulgados com sua autorização ou a de seu responsável, ou por dever legal ou justa causa".
O Código de Ética Médica (Resolução CFM nº 2.217/2018) diz o mesmo por outro ângulo. O art. 87, §2º é curto e decisivo: "O prontuário estará sob a guarda do médico ou da instituição que assiste o paciente". E o art. 89 veda liberar cópias do prontuário sob sua guarda, salvo por ordem judicial, para a própria defesa do médico ou com autorização escrita do paciente.
Sobre prazos, vale a distinção que a própria resolução faz: o art. 7º estabelece guarda permanente para prontuários arquivados eletronicamente; o art. 8º fixa prazo mínimo de 20 anos, contados do último registro, para os que permanecem em papel sem arquivamento eletrônico. Detalhamos esse ponto em guarda de prontuário: 20 anos, a Lei 13.787 e o digital.
O médico que sai pode levar cópia?
A dúvida é tão frequente que virou processo-consulta. Em 2018, o Conselho Regional de Medicina de Minas Gerais respondeu a uma cooperativa cujos consultórios eram cedidos por um hospital: uma médica estava saindo do grupo e queria levar todos os prontuários "para dar continuidade no atendimento". A ementa do parecer resume a resposta: o prontuário pertence ao paciente e é de guarda da instituição.
O texto é explícito: "Caso um médico deixe de prestar serviço a [instituição] não poderá retirar os prontuários de seus pacientes do arquivo da instituição". E aponta a saída correta: "Caso o paciente necessite do seu prontuário, poderá requerer sua cópia e dispor o documento para o médico que quiser". Pareceres de conselhos regionais orientam a conduta na jurisdição e são referência de boa prática — não são resolução nacional, mas dificilmente alguém encontrará resposta diferente em outro estado.
Quem decide para onde o histórico vai não é o médico nem a clínica. É o paciente — e o papel dos dois é tornar essa escolha possível, não disputá-la.
Uma observação que evita atrito: o art. 86 do Código de Ética veda deixar de fornecer laudo médico ao paciente quando ele é encaminhado ou transferido para continuação do tratamento. Ou seja, mesmo sem levar o prontuário, o médico que sai pode — e em muitos casos deve — entregar ao paciente um relatório de transferência com o essencial: diagnósticos, condutas, medicações em uso, exames relevantes. Isso não fere sigilo nem guarda; é continuidade de cuidado.
Três cenários, três respostas
Situação
De quem é a guarda
O que acontece quando o médico sai
Consultório próprio
Do próprio médico (CEM, art. 87, §2º)
Nada muda: o arquivo continua com ele, com o dever de guarda e de fornecer cópia ao paciente que solicitar
Clínica, hospital ou cooperativa
Da instituição que assiste o paciente (CFM 1.821/2007)
O arquivo permanece na instituição; o médico não retira prontuários. O paciente pede cópia e a leva a quem quiser
Plataforma de telemedicina ou serviço terceirizado de arquivamento
Do médico, em consultório próprio; do diretor ou responsável técnico quando há empresa ou instituição interveniente (CFM 2.314/2022, art. 3º, §3º)
Em arquivamento terceirizado, a responsabilidade é contratualmente compartilhada entre médico e contratada (§4º); em plataformas institucionais, deve ser garantido ao médico assistente o acesso aos dados do paciente durante todo o período legal de preservação (§8º)
Esse §8º da resolução de telemedicina é o parágrafo mais subestimado da lista. Ele reconhece que o médico precisa consultar o que registrou — para responder a uma intercorrência, a uma perícia ou a uma sindicância — mesmo depois de encerrado o vínculo. Guarda da instituição não é o mesmo que porta fechada.
LGPD: quem responde pelo dado
Na LGPD (Lei nº 13.709/2018), controlador é quem toma "as decisões referentes ao tratamento de dados pessoais" (art. 5º, VI) e operador é quem trata os dados "em nome do controlador" (art. 5º, VII). Numa clínica, o controlador costuma ser a pessoa jurídica que organiza o atendimento; o software de prontuário, contratado por ela, atua como operador. Em consultório próprio, o controlador é o próprio médico.
Isso tem consequência prática na saída: o pedido de acesso do paciente (art. 18, II) é endereçado ao controlador — a clínica —, e é ela quem responde por prazos e canais de atendimento ao titular. A portabilidade prevista no art. 18, V existe, mas depende de requisição expressa e da regulamentação da autoridade nacional; não é hoje um botão que o paciente aperta. Na prática, o pedido de cópia continua sendo o caminho mais rápido — e o mais bem amparado, porque o art. 88 do Código de Ética já veda negá-la.
O que combinar antes de precisar
Quase todo conflito que vejo nessa área nasce de contrato omisso. Vale acertar, por escrito, antes da primeira consulta e não no dia da saída:
Quem é o controlador dos dados e quem responde aos pedidos dos pacientes;
Acesso após o desligamento: em que condições o médico consulta os registros que produziu, alinhado ao art. 3º, §8º da CFM 2.314/2022;
Exportação: em que formato a clínica fornece cópia ao paciente e em quanto tempo;
Comunicação aos pacientes: quem avisa, com que texto, sem sugerir que a clínica ou o médico "perderam" o histórico;
Encerramento da clínica: quem assume a guarda se a pessoa jurídica deixar de existir — a obrigação de preservação não some junto com o CNPJ.
No sistema, ajudam três coisas simples: permissões por perfil (no CliniqMais, por exemplo, o perfil de secretária não acessa o conteúdo clínico), registro de quem acessou o quê, e exportação que o paciente consiga usar. Se a mudança envolve trocar de software, o roteiro está em como sair do prontuário atual sem perder dados; e a pergunta de fundo — de quem é o prontuário, afinal — está em prontuário: quem é o dono e quem pode acessar. Para clínicas com vários profissionais, reunimos o assunto em software para clínica de psiquiatria.
Perguntas frequentes
O médico pode levar cópia dos prontuários dos pacientes que atendia?
Não por iniciativa própria. O parecer do CRM-MG nº 23/2018 é direto: o médico que deixa de prestar serviço à instituição não pode retirar os prontuários do arquivo dela. O caminho é o paciente pedir a cópia e entregá-la a quem quiser.
E se a clínica se recusar a dar a cópia ao paciente?
O art. 88 do Código de Ética Médica veda negar ao paciente — ou, na impossibilidade dele, ao representante legal — acesso ao prontuário e deixar de fornecer cópia quando solicitada. Havendo recusa, o paciente pode acionar o Conselho Regional de Medicina do estado.
Quem guarda os prontuários se a clínica fechar?
A obrigação de preservação continua: guarda permanente para o que está arquivado eletronicamente e mínimo de 20 anos, a partir do último registro, para o papel não digitalizado. Definir em contrato quem assume esse acervo é o que evita o vácuo.
Em telemedicina, de quem é a guarda?
Do médico responsável pelo atendimento, quando é consultório próprio; do diretor ou responsável técnico, quando há empresa ou instituição envolvida. Em arquivamento terceirizado, a responsabilidade é compartilhada em contrato entre médico e contratada.
Resolução CFM nº 2.218/2018 — altera a Resolução CFM nº 1.821/2007 (referência indicada no próprio PDF da 1.821).
Conteúdo revisado em 7 de setembro de 2026 pelo responsável técnico (psiquiatra, CRM-MG 58241 · RQE 37921). Esta página é mantida pelo CliniqMais — conflito de interesse declarado. As normas e evidências citadas podem ser atualizadas — consulte sempre as fontes oficiais. Este texto não substitui avaliação clínica individualizada nem assessoria jurídica.