Senhas e verificação em duas etapas no consultório: checklist de segurança
Senha compartilhada com a secretária, celular sem bloqueio, ex-funcionário com acesso: um checklist de segurança da informação para o consultório, com base na LGPD, na ANPD e no Código de Ética.
Segurança da informação no consultório médico começa pelo acesso: cada pessoa com seu próprio usuário, só com as permissões de que precisa, senha longa e exclusiva, verificação em duas etapas ligada e acesso cortado no dia em que alguém sai da equipe. A LGPD exige medidas de segurança (art. 46), e o guia da ANPD para agentes de pequeno porte recomenda controles nessa linha. O Código de Ética Médica veda permitir que pessoas não obrigadas ao sigilo manuseiem prontuários sob responsabilidade do médico (art. 85).
Por que o acesso é o ponto mais sensível
A LGPD pede medidas técnicas e administrativas contra acessos não autorizados (art. 46) e sistemas estruturados para atender aos requisitos de segurança (art. 49). O art. 47 estende o dever a "qualquer outra pessoa que intervenha em uma das fases do tratamento", inclusive depois que o tratamento termina.
A Resolução CD/ANPD 15/2024 trata senha como dado próprio: "dado de autenticação em sistemas" inclui "contas de login, tokens e senhas" (art. 3º, VI). Um incidente que envolva esse tipo de dado, somado a impacto significativo nos titulares, entra nos critérios de risco relevante que obrigam a comunicação (art. 5º, IV).
No campo ético, o Código de Ética Médica veda ao médico deixar de orientar seus auxiliares a respeitar o sigilo (art. 78) e permitir o manuseio e o conhecimento dos prontuários por pessoas não obrigadas ao sigilo profissional quando sob sua responsabilidade (art. 85).
Checklist de segurança do consultório
Item
O que fazer
Base
1. Usuário individual
Cada pessoa com login próprio. Nada de senha do médico usada pela recepção.
Guia ANPD, itens 28 e 38
2. Perfis de acesso
Cada função vê só o que precisa. Administração do sistema restrita a quem assume essa responsabilidade.
Guia ANPD, itens 35 e 39
3. Senha longa e exclusiva
Uma senha diferente para cada serviço, sem reaproveitar a de outros cadastros.
Checklist ANPD; NIST SP 800-63B-4
4. Verificação em duas etapas
Ligada no prontuário, no e-mail e nos serviços em nuvem com dados de pacientes.
Guia ANPD, itens 41, 42 e 68
5. Gerenciador de senhas
Para gerar e guardar senhas longas sem anotar em papel.
NIST SP 800-63B-4, Sec. 3.1.1.2
6. Bloqueio de tela
Bloquear o computador sempre que se afastar dele.
Guia ANPD, item 28
7. Mensagens no navegador
Encerrar a sessão do aplicativo de mensagens aberto no computador compartilhado ao fim do expediente.
Boa prática derivada do item 28
8. Celular
Bloqueio, verificação em duas etapas e possibilidade de apagar os dados a distância.
Guia ANPD, itens 59 a 62
9. Saída da equipe
Desativar o usuário no mesmo dia e trocar senhas que a pessoa conhecia.
Guia ANPD, item 35; LGPD, art. 47
10. Registro de acesso
Usar o registro de quem acessou o quê, e olhar de vez em quando.
Guia ANPD, item 34
O guia da ANPD declara não ter "efeito normativo vinculante" (item 72). Mesmo assim, a Resolução CD/ANPD 2/2022 diz que, para o agente de pequeno porte, seguir as recomendações e boas práticas divulgadas pela autoridade será considerado no critério de dosimetria de sanções do art. 52, §1º, VIII, da LGPD (art. 12, parágrafo único). Para quem está montando a equipe, o texto sobre secretária, LGPD e termo de confidencialidade complementa este checklist.
Senha compartilhada: o erro mais comum
A ANPD descreve o compartilhamento de contas ou senhas entre funcionários como "um vetor crítico de vulnerabilidade de segurança da informação" (item 38). Além do risco técnico, a senha única apaga o rastro: se todos entram como o médico, o registro de acesso não mostra quem fez o quê.
A saída é o perfil por função, com o princípio do menor privilégio: cada usuário tem "o menor nível de acesso necessário para a realização de suas atividades" (item 39). No CliniqMais, por exemplo, o perfil de secretária não tem acesso ao conteúdo clínico.
Senha compartilhada não é só um risco de vazamento. Ela também apaga o registro de quem acessou o prontuário.
Que senha usar: duas referências
O guia da ANPD (2021) sugere que os sistemas exijam um nível de complexidade: número mínimo de caracteres, caractere especial "ou outros fatores", e a troca das senhas padrão de fábrica (itens 36 e 37). O checklist da ANPD acrescenta: não reutilizar senhas.
A diretriz SP 800-63B-4 do NIST, instituto de padrões do governo dos Estados Unidos, publicada em versão final em julho de 2025, não é norma brasileira, mas é referência técnica internacional. Ela pede:
no mínimo 15 caracteres quando a senha é o único fator, e 8 quando faz parte de autenticação em duas etapas;
nenhuma regra de composição além disso (como exigir maiúscula, número e símbolo);
nenhuma troca periódica obrigatória, mas troca forçada quando houver sinal de que a senha foi comprometida;
bloqueio de senhas comuns ou já vazadas, e permissão para gerenciadores de senha.
O ponto em comum das duas referências: comprimento e senha que não se repete; a ANPD acrescenta a troca das senhas de fábrica. Na prática, uma frase longa e única para cada serviço, guardada num gerenciador de senhas, atende às duas.
Verificação em duas etapas: qual escolher
A verificação em duas etapas (ou autenticação multifator) pede, além da senha, uma segunda prova, como um código no celular. A ANPD recomenda usá-la "para acessar sistemas ou base de dados que contenham dados pessoais" e cita como exemplos códigos por SMS ou e-mail, aplicativos autenticadores e tokens de segurança (itens 41 e 42).
O NIST lembra que senha sozinha não resiste a golpes de página falsa (phishing) e classifica o envio de código por SMS ou ligação como autenticador "restrito", o único da publicação. Quando o serviço oferecer, aplicativo autenticador ou chave física de segurança são alternativas ao SMS; o SMS segue citado pela ANPD como exemplo de segunda etapa.
Guarde os códigos de recuperação fora do celular, em local seguro, como prevê o NIST para esse tipo de código. Se o aparelho for perdido, são eles que devolvem o acesso.
Quando alguém sai da equipe ou o celular some
Desative o usuário da pessoa no prontuário, no e-mail e nos serviços em nuvem no mesmo dia.
Troque as senhas que ela conhecia, inclusive de Wi-Fi e de equipamentos.
Em caso de celular perdido, acione o bloqueio e o apagamento remoto e encerre as sessões abertas.
Registre o ocorrido. Todo incidente de segurança deve ser registrado (Resolução CD/ANPD 15/2024, art. 10); quem decide sobre a comunicação é o controlador, com apoio do encarregado, se houver. Veja encarregado de dados (DPO) no consultório.
Controle de acesso protege contra a entrada indevida; contra a perda dos dados, o complemento é a cópia de segurança, tema do texto sobre backup do consultório e a regra 3-2-1.
Perguntas frequentes
Posso dar minha senha do prontuário para a secretária?
Não é recomendável. A ANPD sugere não permitir compartilhamento de contas ou senhas (guia, item 38), e com a senha do médico a secretária passa a ver tudo o que ele vê. O Código de Ética Médica pede que o médico oriente os auxiliares sobre o sigilo (art. 78) e veda permitir o manuseio do prontuário por pessoas não obrigadas ao sigilo profissional (art. 85). O caminho é um usuário próprio, com perfil limitado.
Preciso trocar a senha a cada 90 dias?
Nenhuma norma brasileira lida fixa esse prazo. O NIST SP 800-63B-4 diz que a troca periódica não deve ser exigida, mas deve ser forçada quando houver indício de comprometimento.
Verificação em duas etapas por SMS é segura?
A ANPD cita o SMS como exemplo de segunda etapa. O NIST o classifica como autenticador restrito; quando houver opção, aplicativo autenticador ou chave física são alternativas.
Senha vazada é incidente de segurança?
Pode ser. Senha é "dado de autenticação em sistemas" na Resolução CD/ANPD 15/2024 (art. 3º, VI). Todo incidente deve ser registrado, e a comunicação depende de risco ou dano relevante (art. 5º).
Conteúdo editorial da equipe CliniqMais, revisado em 8 de outubro de 2026 a partir das fontes oficiais listadas. Esta página é mantida pelo CliniqMais — conflito de interesse declarado. As normas citadas podem ser atualizadas — consulte sempre as fontes oficiais. Este texto não substitui orientação do seu conselho profissional nem assessoria jurídica.