Prontuário eletrônico gratuito: 8 coisas para checar antes de depender de um
Prontuário gratuito pode valer muito a pena — desde que você saiba o que está aceitando. Um checklist honesto de limites, exportação, guarda de 20 anos, assinatura e modelo de negócio.
Resposta direta
Prontuário eletrônico gratuito vale a pena quando você conhece as regras do jogo: quais são os limites de uso, o que acontece ao atingi-los, se os seus dados saem em formato aberto, quem paga a conta do serviço e se o plano grátis é permanente ou um teste disfarçado. O prontuário é um documento que você tem obrigação legal de guardar por, no mínimo, 20 anos a contar do último registro (Lei 13.787/2018; para o prontuário arquivado eletronicamente, a Resolução CFM 1.821/2007 fala em guarda permanente) — então a pergunta certa não é "é grátis?", e sim "consigo sair com tudo o que é meu, quando eu quiser?".
Abaixo, os oito pontos que eu checaria antes de colocar pacientes reais em qualquer sistema gratuito — incluindo o nosso. Sim, o CliniqMais tem um plano gratuito, e por isso o conflito de interesse está declarado no fim do texto.
Por que "grátis" exige mais cuidado, não menos
Um software pago tem um contrato explícito: você paga, ele entrega. Num plano gratuito, o combinado costuma estar nas entrelinhas — nos limites, nas condições de upgrade e no modelo de negócio de quem oferece. Nada disso é errado; só precisa estar claro antes de o prontuário do seu consultório viver lá dentro.
Vejo isso no consultório e nas conversas com colegas: a frustração raramente vem do limite em si, e sim da surpresa. Quem sabia que o teto era de dez pacientes planejou; quem descobriu no décimo primeiro, não.
O checklist
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O que checar
Resposta que você quer ouvir
1
Limites de uso (pacientes, registros, profissionais)
Números publicados, sem letra miúda, e definidos como teto de uso — não de tempo
2
O que acontece ao estourar o limite
Nada é apagado; apenas a criação de registros novos é bloqueada, e o que já existe segue acessível e exportável
3
Exportação em formato aberto (CSV/JSON/PDF)
Disponível pelo próprio painel, a qualquer momento, inclusive no plano grátis
4
Guarda pelo prazo legal
O fornecedor deixa claro que a guarda é sua responsabilidade — e te dá os meios para cumpri-la
5
Assinatura digital
Integração com certificado ICP-Brasil para atestados e receitas de controle especial; o certificado é seu e contratado à parte
6
LGPD e servidor
Onde os dados ficam, quem é operador, como o sigilo é protegido tecnicamente
7
Suporte
Canal e prazo de resposta informados, mesmo para quem não paga
8
Permanência e modelo de negócio
O plano gratuito não expira, e está claro de onde vem a receita da empresa
1 e 2. Limites e o dia em que você bate neles
Limite de uso é legítimo; o que importa é a transparência. Pergunte quantos pacientes e quantos registros cabem, se o teto é mensal ou acumulado, e o que acontece no dia seguinte ao limite. A resposta que protege o paciente é simples: nada some. Você pode arquivar, exportar ou migrar de plano — mas nunca perder acesso ao que já escreveu.
3. Exportação: o teste mais importante
Antes de depender de qualquer sistema, exporte um paciente de teste e abra o arquivo. Se o formato for aberto (CSV, JSON, PDF), você consegue levar os dados para outro sistema ou guardá-los em arquivo próprio. A LGPD dá ao titular o direito de portabilidade "a outro fornecedor de serviço ou produto, mediante requisição expressa" (art. 18, V) — mas, na prática, quem precisa da exportação todo dia é você, o controlador dos dados do seu consultório. Se a empresa fechar ou a internet cair, esse arquivo é o seu plano B — tratei do cenário em e se a empresa do prontuário fechar?.
4. Guarda de 20 anos (e a divergência para psicólogos)
A Lei 13.787/2018 fixa o prazo mínimo de 20 anos, a partir do último registro, antes que prontuários possam ser eliminados; a Resolução CFM 1.821/2007 vai além e estabelece guarda permanente para prontuários arquivados eletronicamente (art. 7º). Para psicólogos, a Resolução CFP 06/2019 fixa 5 anos como mínimo para documentos e material que os fundamentam (art. 15) — mas a Lei 13.787/2018 estende o prazo mínimo de 20 anos a "todos os prontuários de paciente", inclusive os gerados e mantidos originalmente em meio eletrônico (art. 6º, §5º). Como lei federal prevalece sobre resolução, o caminho prudente é adotar os 20 anos e confirmar com assessoria jurídica. Nenhum plano gratuito — nem pago — transfere essa obrigação para a empresa de software. O que um bom sistema faz é não atrapalhar: manter os registros acessíveis e exportáveis para que você cumpra o prazo.
Plano grátis não é o problema. Plano grátis do qual você não consegue sair com os seus dados é.
5. Assinatura digital
Pela Lei 14.063/2020 (art. 13), atestados médicos e receitas de medicamentos sujeitos a controle especial em meio eletrônico só valem com assinatura eletrônica qualificada — a de certificado ICP-Brasil. O sistema gratuito precisa, no mínimo, aceitar o seu certificado; ele não emite o certificado por você, em nenhum plano.
6 e 7. LGPD, servidor e suporte
Pergunte onde os dados ficam hospedados, quem é o operador e como o acesso é controlado. Sobre suporte: "grátis" pode significar "sem suporte humano", e isso é aceitável desde que esteja escrito. O que não é aceitável é descobrir na hora do problema.
8. Quem paga a conta
Toda empresa precisa de receita. Se o plano gratuito é sustentado por planos pagos, o incentivo é te atender bem para que um dia você faça upgrade. Se a receita vem de outro lugar, vale entender de onde — e o que isso significa para os dados. Quando a resposta é clara, não há problema; quando é vaga, é um sinal.
Como o CliniqMais se encaixa nesse checklist
Para ser justo com o leitor, aplico os oito pontos ao nosso próprio plano: o Inicial é gratuito de forma permanente, sem cartão, com até 10 pacientes ativos e 80 evoluções (teto acumulado); ao atingir o limite nada é apagado — apenas a criação de novos registros é bloqueada; a exportação em CSV de toda a base fica disponível no painel em qualquer plano, e cada paciente pode ser exportado também em JSON (dossiê de portabilidade LGPD e FHIR); a assinatura ICP-Brasil via BirdID está incluída, com o certificado contratado à parte; o banco de dados principal e a autenticação ficam no Brasil (São Paulo), enquanto backups criptografados e alguns subprocessadores (como IA, e-mail e vídeo) operam no exterior, sobretudo nos EUA — todos listados na Política de Privacidade; e a receita vem dos planos Profissional (R$ 89/mês) e Elite (R$ 239/médico/mês). Os detalhes estão na página do plano gratuito e em planos. Para comparar com o mercado em geral, veja quanto custa um prontuário eletrônico.
Perguntas frequentes
Prontuário eletrônico gratuito é seguro para pacientes reais?
Pode ser, desde que atenda aos mesmos requisitos de um sistema pago: controle de acesso, sigilo, exportação e clareza sobre onde os dados ficam. O preço não define a segurança; o contrato e a arquitetura definem.
Se eu atingir o limite, perco meus registros?
Num sistema bem desenhado, não: o que já foi registrado continua acessível e exportável, e apenas a criação de novos registros passa a depender de upgrade ou de arquivamento. Confirme isso por escrito antes de começar.
Plano gratuito e período de teste são a mesma coisa?
Não. O período de teste expira por tempo; o plano gratuito permanente tem limites de uso, mas não de prazo. Pergunte qual dos dois está sendo oferecido.
Quem é responsável pela guarda do prontuário: eu ou a empresa?
Você, profissional de saúde. A empresa de software é operadora dos dados e precisa te dar os meios (acesso e exportação), mas a obrigação de guardar pelo prazo legal é sua.
Lei nº 13.787/2018 — art. 6º (prazo mínimo de 20 anos a partir do último registro; §5º: aplica-se a todos os prontuários de paciente, inclusive os nativos digitais).
Resolução CFP nº 06/2019 — art. 15 (guarda mínima de 5 anos dos documentos psicológicos).
Lei nº 14.063/2020 — art. 4º (níveis de assinatura) e art. 13 (assinatura qualificada em atestados e receitas de controle especial eletrônicos).
Conteúdo revisado em 30 de setembro de 2026 pelo responsável técnico (psiquiatra, CRM-MG 58241 · RQE 37921). Esta página é mantida pelo CliniqMais — conflito de interesse declarado. As normas e evidências citadas podem ser atualizadas — consulte sempre as fontes oficiais. Este texto não substitui avaliação clínica individualizada nem assessoria jurídica.