Consultório do zero (3/3): secretária, LGPD e o termo de confidencialidade que protege todo mundo
A secretária vê agenda, nome e telefone — e às vezes muito mais. O que o Código de Ética e a LGPD exigem de quem contrata, o princípio do menor privilégio e um modelo de termo para adaptar.
Quem contrata secretária assume dois deveres ao mesmo tempo. Pelo Código de Ética Médica, o médico não pode deixar de orientar seus auxiliares a respeitar o sigilo profissional e de zelar para que seja por eles mantido (art. 78) — e não pode permitir o manuseio do prontuário por pessoas não obrigadas ao sigilo (art. 85). Pela LGPD, quem decide sobre o tratamento — o médico, se atende como pessoa física, ou a clínica, se for pessoa jurídica — é o controlador dos dados, e dado de saúde é dado pessoal sensível.
Na prática, isso se resolve com três medidas simples: termo de confidencialidade assinado, acesso técnico limitado ao necessário e treinamento mínimo registrado. Nenhuma delas custa dinheiro. Todas protegem o paciente, a secretária e você.
O que a secretária realmente vê
É comum imaginar que a recepção lida só com horário e telefone. Na vida real, ela sabe quem vem, com que frequência, quem faltou, quem está em atraso e quem pediu para não ser chamado pelo nome completo. Isso é informação clínica em sentido amplo — muitas vezes sem uma linha de prontuário aberta.
O ponto não é desconfiar de quem trabalha com você. É reconhecer que a proteção vem do desenho do trabalho, não da boa vontade individual. Ninguém deve carregar sozinho o peso de decidir o que pode ou não contar.
A base: o que Código de Ética e LGPD pedem
O art. 78 do Código de Ética Médica coloca a orientação dos auxiliares como dever do médico — não é opcional nem delegável. O art. 85 fecha o cerco do lado do prontuário. E o art. 79 lembra que o sigilo vale na cobrança de honorários, o que passa batido justamente na recepção.
Do lado da proteção de dados, quatro dispositivos organizam a rotina:
Art. 6º, III (necessidade): o tratamento deve se limitar ao mínimo necessário, com dados "pertinentes, proporcionais e não excessivos" em relação à finalidade.
Art. 6º, VII e VIII (segurança e prevenção): medidas técnicas e administrativas para proteger contra acesso não autorizado.
Art. 46: o dever concreto de adotar essas medidas — e o §2º diz que elas valem desde a concepção do serviço, não depois do susto.
Art. 47: a obrigação de garantir a segurança da informação permanece mesmo após o término do tratamento.
Uma distinção que evita confusão: a secretária contratada trabalha em nome do controlador (o médico ou a clínica). Já um serviço terceirizado — uma secretária virtual, por exemplo — costuma se enquadrar como operador, e o art. 39 exige que ele trate os dados segundo instruções do controlador, que deve verificar o cumprimento. Nesse caso, contrato escrito com cláusula de proteção de dados não é luxo. Comparamos os arranjos em secretária, secretária virtual ou WhatsApp próprio.
Sigilo não se sustenta em confiança pessoal. Sustenta-se em acesso desenhado, combinado por escrito e registrado.
Menor privilégio: a medida que faz mais diferença
O Guia Orientativo sobre Segurança da Informação para Agentes de Tratamento de Pequeno Porte, publicado pela ANPD em outubro de 2021, é direto: a premissa a aplicar é a do princípio do menor privilégio (need to know) — cada usuário recebe o menor nível de acesso necessário para suas atividades. O mesmo guia recomenda não permitir o compartilhamento de contas ou senhas entre funcionários, prática que descreve como vetor crítico de vulnerabilidade.
Traduzido para o consultório: a secretária precisa de nome, contato, agenda e situação financeira. Não precisa de evolução, prescrição, laudo nem resultado de exame. Um prontuário eletrônico que ofereça perfis distintos resolve isso na configuração — no CliniqMais, por exemplo, o perfil de secretária não acessa o conteúdo clínico. Sem perfis, a alternativa é organizar o acesso fisicamente e por combinação, o que é mais frágil.
Mantenha também credencial individual por pessoa. Login compartilhado significa que nenhum registro identifica quem fez o quê — e o log de acessos é o que demonstra a "responsabilização e prestação de contas" do art. 6º, X. O que fazer quando dá errado está em vazamento de dados clínicos: responsabilidades e prazos.
Um modelo de termo para adaptar
A ANPD recomenda expressamente que termos de confidencialidade sejam assinados com os funcionários, descrevendo a medida como proteção contra abuso de privilégio. O texto abaixo é um ponto de partida — peça a um advogado que o adapte antes de usar.
TERMO DE CONFIDENCIALIDADE E SIGILO
Contratante: [nome / razão social, CPF ou CNPJ, CRM quando aplicável]
Colaborador(a): [nome completo, CPF, função]
1. SIGILO. O(a) colaborador(a) declara ciência de que toda informacao a
que tiver acesso em razao da funcao - nome, contato, agenda, situacao
financeira e qualquer dado de saude - e sigilosa, e se obriga a nao
revela-la a terceiros, dentro ou fora do horario de trabalho.
2. MENOR PRIVILEGIO. O acesso limita-se ao estritamente necessario para
agendamento, recepcao e cobranca. E vedado abrir, ler, copiar,
fotografar ou imprimir conteudo clinico (evolucoes, prescricoes,
laudos e resultados de exames).
3. SISTEMAS E SENHAS. O acesso se da por credencial individual e
intransferivel. E vedado compartilhar login ou senha, usar credencial
de outra pessoa e deixar a sessao aberta em estacao desacompanhada.
4. MENSAGENS. Contatos com pacientes usarao apenas os canais definidos
pelo contratante, sem mencao a diagnostico, medicamento ou motivo da
consulta.
5. DOCUMENTOS E DISPOSITIVOS. E vedado transferir dados para
dispositivos pessoais ou servicos de nuvem particulares. Papeis com
dados de pacientes ficam guardados, nunca sobre a mesa.
6. INCIDENTES. O(a) colaborador(a) comunicara imediatamente ao
contratante qualquer perda, extravio, acesso indevido ou suspeita de
vazamento.
7. VIGENCIA. As obrigacoes deste termo permanecem apos o termino do
vinculo, por prazo indeterminado.
Local e data. Assinatura do(a) colaborador(a) e do contratante.
Guarde a via assinada junto à documentação trabalhista. Ela é, ao mesmo tempo, orientação (art. 78 do Código de Ética) e evidência de medida administrativa adotada (art. 46 da LGPD).
Treinamento mínimo, em uma conversa
O guia da ANPD sugere conscientizar os funcionários sobre suas obrigações e lista orientações que cabem em quinze minutos de conversa no primeiro dia: manter documentos com dados pessoais dentro de gavetas, e não sobre as mesas; não compartilhar logins e senhas; bloquear o computador ao se afastar da estação; e desconfiar de links recebidos por e-mail.
Acrescente duas combinações específicas do consultório de saúde mental: nunca confirmar por telefone o motivo da consulta, mesmo a um familiar, e nunca comentar quem esteve na sala de espera. Anote a data da conversa. Se um dia houver questionamento, esse registro é o que mostra que a orientação existiu. Os passos anteriores desta série estão em consultório do zero: o checklist regulatório.
Perguntas frequentes
Termo de confidencialidade com a secretária é obrigatório por lei?
A LGPD não exige nominalmente esse documento, mas obriga a adotar medidas de segurança técnicas e administrativas (art. 46). A ANPD recomenda expressamente a assinatura de termos de confidencialidade com funcionários, e o Código de Ética Médica impõe ao médico orientar seus auxiliares quanto ao sigilo (art. 78).
A secretária pode acessar o prontuário para agendar retorno?
Para agendar, ela precisa de agenda e contato, não do conteúdo clínico. O princípio da necessidade da LGPD (art. 6º, III) e o menor privilégio recomendado pela ANPD apontam para o acesso mínimo necessário para a tarefa; o art. 85 do Código de Ética, que veda permitir o manuseio do prontuário por pessoas não obrigadas ao sigilo, reforça que o médico responde por quem manuseia o prontuário.
E se eu contratar uma secretária virtual?
Aí normalmente há um operador tratando dados em nome do consultório. O art. 39 da LGPD determina que o operador siga as instruções do controlador, que deve verificar seu cumprimento — o que pede contrato escrito, instruções documentadas e definição de quais dados ela pode acessar.
O termo continua valendo depois que a pessoa sai?
Sim, e isso deve estar escrito. O art. 47 da LGPD estabelece que a obrigação de garantir a segurança da informação permanece mesmo após o término do tratamento, e o dever ético de sigilo não tem prazo de validade.
Conteúdo revisado em 30 de setembro de 2026 pelo responsável técnico (psiquiatra, CRM-MG 58241 · RQE 37921). Esta página é mantida pelo CliniqMais — conflito de interesse declarado. As normas e evidências citadas podem ser atualizadas — consulte sempre as fontes oficiais. Este texto não substitui avaliação clínica individualizada nem assessoria jurídica.